ECM Nederland · Melden en klachten
Als het niet veilig voelt
Procedures bij klachten en mogelijk strafbare feiten · Gebaseerd op Nederlands & internationaal recht en Bijbelse principes · Van toepassing op alle medewerkers van ECM Nederland · Versie 2026.2
Neem contact op met het Meld- en Adviespunt van SEM (Stichting Evangelisch Meldpunt), waarbij ECM Nederland is aangesloten. Daar vindt u ook de telefoonnummers van de vertrouwenspersonen per regio.
Naar het Meld- en Adviespunt van SEM
Deel 1: Tuchtprocedure
iInleiding
Elke organisatie heeft de verantwoordelijkheid om goed gedrag te bevorderen van de mensen die vanuit en namens haar werken, en om de gevolgen van wangedrag aan te pakken. Wanneer iemand een klacht indient, moet die klacht serieus worden genomen. De klager heeft het recht om gehoord te worden, met respect te worden behandeld en beschermd te worden tegen represailles. De organisatie is het aan elke klager verplicht om grondig te onderzoeken en waar nodig te handelen.
Tegelijkertijd heeft elke organisatie de plicht om een rechtvaardige behandeling van haar medewerkers te waarborgen. Een persoon die wordt aangeklaagd heeft het recht te weten waarvan hij of zij wordt beschuldigd. Die persoon heeft het recht om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen, om voor onschuldig te worden gehouden totdat de feiten zijn vastgesteld, en om gedurende het hele proces met waardigheid te worden behandeld. Geen maatregel mag worden genomen zonder zorgvuldigheid en proportionaliteit.
Beide belangen: de bescherming van de klager én de bescherming van de aangeklaagde: worden gediend door een procedure die transparant, onafhankelijk en proportioneel is.
Deze procedure beschrijft hoe schendingen van de gedragscode van ECM Nederland worden behandeld. De procedure is gebaseerd op het Nederlandse recht en internationale normen van eerlijkheid en zorgvuldigheid. Als christelijke organisatie put ECM Nederland daarnaast uit de Bijbelse principes van Matteüs 18, die oproepen tot directe, eerlijke en herstellende omgang met de medemens. Bij alle procedures wordt bijzondere zorg besteed aan kinderen en kwetsbare personen.
Medewerkers van ECM Nederland zullen te allen tijde en op alle plaatsen ernaar streven zich integer en respectvol jegens de medemens te gedragen, zich houdend aan de principes, praktijken en waarden van de organisatie en het nastreven van het doel, de visie en de strategie.
De term 'medewerker van ECM Nederland' verwijst naar iedere persoon die voor en namens ECM Nederland werkt, door de organisatie is uitgezonden, of werk verricht onder de vlag van de organisatie. Dit omvat zendelingen, personeel, vrijwilligers en bestuursleden. De meeste zendelingen verbonden aan ECM Nederland werken als zelfstandigen (ZZP-ers) onder het Nederlandse recht. Dit betekent dat er geen formele werkgever-werknemerrelatie en geen hiërarchisch leidinggevend gezag bestaat. De procedures in dit document houden hiermee rekening: klachten worden via onafhankelijke kanalen behandeld, niet via een managementhiërarchie.
Wie kan een klacht indienen?
Deze procedure maakt onderscheid tussen twee typen klachten:
- Interne klachten: een medewerker van ECM Nederland kaart het gedrag van een andere medewerker aan (onderling).
- Externe klachten: een persoon buiten ECM Nederland (bijv. een gemeentelid, partner, begunstigde of lid van het publiek) dient een klacht in over het gedrag van een medewerker.
Beide typen volgen dezelfde procedurele normen, maar externe klagers stappen direct in bij de formele fase (Sectie 1) via het Onafhankelijk Meldpunt, aangezien van hen niet verwacht kan worden dat zij zaken informeel binnen de organisatie oplossen.
!Strafbare feiten
Belangrijk: Wanneer gedrag een strafbaar feit betreft of kan betreffen, is de normale tuchtprocedure niet de primaire route. Strafbare feiten moeten bij de politie worden gemeld.
Aangifte bij de politie
Een persoon die meent slachtoffer te zijn van een strafbaar feit wordt geacht zelf aangifte te doen bij de politie. ECM Nederland heeft geen juridische status om namens een ander aangifte te doen, en heeft geen opsporingsbevoegdheid. ECM Nederland voert geen strafrechtelijke onderzoeken uit.
Bij diefstal, fraude, verduistering of andere strafbare feiten die de organisatie direct raken, dient ECM Nederland altijd zelf aangifte bij de politie, naast een eventuele aangifte door het slachtoffer. ECM Nederland heeft de verantwoordelijkheid om haar gemeenschap en haar middelen te beschermen, en laat de aangifte van dergelijke feiten niet uitsluitend over aan het individuele slachtoffer.
Op grond van het Nederlandse recht (art. 161 Wetboek van Strafvordering) heeft iedere persoon het recht om aangifte te doen van een strafbaar feit. Voor bepaalde ernstige misdrijven: waaronder maar niet beperkt tot moord, doodslag, verkrachting, mensenhandel en misbruik van minderjarigen: geldt een burgerplicht tot aangifte (art. 160 Sv). ECM Nederland zal elke klager bijstaan in het begrijpen en uitoefenen van deze rechten.
Interne maatregelen naast strafrechtelijke procedure
Een strafrechtelijk onderzoek belet ECM Nederland niet om onmiddellijk beschermende maatregelen te nemen ter bescherming van de gemeenschap. Deze maatregelen worden beschreven in de sectie Beschermende maatregelen hieronder en gelden voor zowel de klager als de aangeklaagde. Na afronding van de strafrechtelijke procedure kan de formele tuchtprocedure (Sectie 1) worden gestart voor eventueel resterende gedragscode-kwesties.
Voorbeelden van strafbare feiten
- Seksueel misbruik of aanranding
- Fysiek geweld
- Diefstal, fraude of verduistering
- Bedreiging of intimidatie
- Mishandeling of verwaarlozing van kinderen of kwetsbare personen
- Mensenhandel
Bij twijfel of een zaak een strafbaar feit betreft, kan het Onafhankelijk Meldpunt (zie Sectie 1) adviseren en helpen de juiste route te bepalen.
MBeschermende maatregelen
Wanneer een klacht of melding wordt ontvangen: ongeacht of het een mogelijk strafbaar feit, een schending van de Gedragscode of een andere situatie betreft die de veiligheid of het welzijn van personen binnen ECM Nederland kan raken: kan de organisatie onmiddellijk beschermende maatregelen nemen. Deze maatregelen gelden voor zowel de klager als de aangeklaagde.
Aard van beschermende maatregelen
Beschermende maatregelen gaan uitsluitend over afbakening en begrenzing: ze dienen om veilige afstand te creëren tussen de partijen, escalatie te voorkomen, en de integriteit van een eventueel vervolgonderzoek te beschermen. Ze zijn niet bestraffend en vormen geen schuldigverklaring of aanwijzing van schuld aan enige zijde. Voorbeelden zijn:
- Tijdelijke scheiding van de partijen in hun werk- of zendingscontext (bijv. andere locaties, andere teams, andere roosters)
- Beperking van contact tussen de partijen
- Tijdelijke schorsing van de aangeklaagde van taken, in afwachting van beoordeling
- Beperking van de toegang van de aangeklaagde tot kwetsbare personen, in het bijzonder kinderen
- Het beschikbaar stellen van een vertrouwenspersoon voor de klager als steunpunt
- Melding aan het Bestuur wanneer de situatie bewustzijn op bestuursniveau vereist
Wie beslist?
Het besluit om beschermende maatregelen op te leggen wordt genomen door de Directeur van ECM Nederland, in overleg met het Bestuur waar dat passend is. Het Onafhankelijk Meldpunt (zie Sectie 1) kan adviseren over de noodzaak van beschermende maatregelen, maar beslist hier niet zelf over en legt ze niet op. Wanneer de Directeur zelf betrokken is bij de klacht, beslist de voorzitter van het Bestuur (of een ander aangewezen bestuurslid) rechtstreeks.
Reikwijdte en duur
Beschermende maatregelen blijven van kracht totdat de zaak is opgelost, onderzocht of anderszins afgerond. Ze worden regelmatig getoetst en bijgesteld of opgeheven wanneer de omstandigheden veranderen. Zowel de klager als de aangeklaagde worden geïnformeerd over de maatregelen die op hen van toepassing zijn en de redenen daarvoor, voor zover dit de veiligheid van geen van beide partijen of de integriteit van een eventueel onderzoek in gevaar brengt.
Afhankelijkheid van de keuzes van de klager
Of ECM Nederland verdere stappen neemt buiten beschermende maatregelen hangt af van de keuzes van de klager. Een klager kan ervoor kiezen om aangifte te doen bij de politie (bij een mogelijk strafbaar feit), om de persoon rechtstreeks aan te spreken (zie Eerste route hieronder), of om een formele klacht in te dienen via het Onafhankelijk Meldpunt. ECM Nederland respecteert deze keuzes. Wanneer echter de veiligheid van kinderen, kwetsbare personen of de bredere gemeenschap op het spel staat, kan ECM Nederland verplicht zijn om te handelen ongeacht de voorkeur van de klager, overeenkomstig haar zorgplicht en het Nederlandse recht.
VVerklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
ECM Nederland vereist een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van alle personen die voor en namens de organisatie werken: zendelingen, personeel, vrijwilligers, bestuursleden en iedere andere persoon die betrokken is bij de activiteiten van ECM Nederland. Een geldige VOG is een voorwaarde om te beginnen met of voort te zetten van werk binnen de organisatie.
Vernieuwing bij werk met minderjarigen
Medewerkers die werken met minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) zijn verplicht hun VOG elke twee jaar te vernieuwen. ECM Nederland houdt een register bij van VOG-vervaldata en stelt de medewerker tijdig op de hoogte wanneer vernieuwing nodig is. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker om tijdig een nieuwe VOG aan te vragen en te verkrijgen voordat de huidige verloopt.
Verlopen VOG
Wanneer een VOG is verlopen, moet de medewerker binnen drie maanden na de vervaldatum een nieuwe, geldige VOG overleggen. In die periode geldt voor de medewerker een tijdelijke afspraak dat hij of zij geen activiteiten met minderjarigen uitvoert, totdat de nieuwe VOG is overgelegd.
Belangrijk: Wanneer Justis (de screeningsautoriteit) de afgifte van een VOG weigert, vormt dit grond voor ontslag of royement als zendingswerker of medewerker van ECM Nederland. Een geldige VOG is een absolute vereiste om voor of namens de organisatie te werken.
Dit geldt ongeacht de reden voor de weigering van de VOG. ECM Nederland voert geen eigen beoordeling uit van de onderliggende omstandigheden: het besluit van Justis is bepalend. De medewerker kan gebruikmaken van de bezwaar- en beroepsprocedures die het Nederlandse bestuursrecht biedt om het besluit van Justis aan te vechten, maar kan niet voor of namens ECM Nederland werken zolang de weigering van kracht is.
REerste route: eigen actie van de klager
Voordat een klacht de formele procedure van ECM Nederland ingaat, wordt van de klager verwacht dat hij of zij zelf actie onderneemt. Welke actie hangt af van de aard van de situatie:
Route A: Aangifte bij de politie (strafbare feiten)
Wanneer het gedrag mogelijk een strafbaar feit betreft, wordt van de klager verwacht dat hij of zij zelf aangifte doet bij de politie (zie de sectie Strafbare feiten hierboven). ECM Nederland zal bijstaan en adviseren, maar het initiatief voor een strafrechtelijke aangifte ligt bij het slachtoffer. Bij diefstal, fraude, verduistering of andere feiten die de organisatie direct raken, doet ECM Nederland ook zelf aangifte.
Route B: De persoon rechtstreeks aanspreken (niet-strafrechtelijke zaken)
Wanneer de zaak duidelijk geen strafbaar feit betreft, wordt de klager aangemoedigd om de betrokken persoon rechtstreeks aan te spreken. Dit volgt het Bijbelse principe van directe benadering (Matteüs 18:15) en de algemene Nederlandse norm van redelijkheid en billijkheid tussen partijen. De klager kan dit alleen doen of vergezeld van een vertrouwenspersoon als getuige (Matteüs 18:16).
Als de directe benadering de zaak oplost, is geen verdere actie nodig. Als dat niet het geval is, gaat de klager verder naar de formele procedure via het Onafhankelijk Meldpunt (Sectie 1 hieronder).
De directe benadering (Route B) is niet passend en dient overgeslagen te worden wanneer:
- De klacht betrekking heeft op kinderen of minderjarigen
- De klacht betrekking heeft op kwetsbare personen van wie redelijkerwijs niet verwacht kan worden dat zij de aangeklaagde confronteren
- Er sprake is van een significant machts- of leeftijdsverschil tussen de klager en de aangeklaagde (bijv. een junior collega tegenover een senior leider, of een vrijwilliger tegenover een medewerker)
- De klager vergelding of verdere schade vreest
Deze eerste route geldt voor interne klachten (medewerker onderling). Externe klagers (personen buiten ECM Nederland) stappen altijd direct in bij de formele fase via het Onafhankelijk Meldpunt.
1Onafhankelijkheid & formele procedure
1.1 Onafhankelijk Meldpunt
ECM Nederland wijst een Onafhankelijk Meldpunt aan voor de ontvangst en eerste beoordeling van alle formele klachten. Dit meldpunt staat buiten en onafhankelijk van de managementstructuur van ECM Nederland: het is noch de directeur, noch een lid van het bestuur. Het meldpunt kan een externe vertrouwenspersoon zijn, een aangewezen klachtencoördinator, of een erkende externe klachtendienst.
ECM Nederland is aangesloten bij SEM (Stichting Evangelisch Meldpunt). Het Meld- en Adviespunt van SEM vervult voor ECM Nederland de rol van Onafhankelijk Meldpunt. Een klacht of melding kan rechtstreeks worden ingediend bij een vertrouwenspersoon van SEM. Ook voor vragen of een vertrouwelijk gesprek vooraf kunt u daar terecht.
Waarom onafhankelijk?
Omdat de meeste medewerkers van ECM Nederland zelfstandigen (ZZP-ers) zijn, is er geen formele leidinggevende hiërarchie die als neutraal eerste aanspreekpunt kan dienen. Bovendien mag de persoon die klachten ontvangt niet dezelfde zijn als de persoon die daarover oordeelt. Nederlandse zorgvuldigheidseisen vereisen functiescheiding: de onderzoeker, de beoordelaar en de beslisser mogen niet dezelfde persoon zijn. Een onafhankelijk meldpunt waarborgt deze scheiding en geeft zowel interne als externe klagers vertrouwen in de onpartijdigheid van het proces.
Taken van het Onafhankelijk Meldpunt
- Klachten ontvangen van zowel interne medewerkers als externe personen
- Een eerste beoordeling maken: betreft het een mogelijk strafbaar feit (doorverwijzen naar politie), een schending van de gedragscode (doorverwijzen naar onafhankelijk onderzoek), of een klacht (doorverwijzen naar de klachtenprocedure)?
- De klager adviseren over diens opties en rechten, inclusief het recht om aangifte te doen bij de politie
- De klacht schriftelijk vastleggen
- De zaak doorverwijzen naar de juiste route op basis van ernst en type
Het Onafhankelijk Meldpunt onderzoekt klachten niet zelf, noch legt het sancties op. Zijn rol is intake, triage en doorverwijzing.
Ontvankelijkheidscriteria
Het Onafhankelijk Meldpunt beoordeelt of een klacht ontvankelijk is voordat deze wordt doorverwezen voor onderzoek. Een klacht is ontvankelijk wanneer:
- De klacht betrekking heeft op gedrag dat binnen de reikwijdte van de gedragscode van ECM Nederland valt
- De klacht gericht is op een persoon die voldoet aan de definitie van medewerker van ECM Nederland (zoals hierboven omschreven)
- De klacht voldoende specifiek is: het beschrijft concreet gedrag, omstandigheden, en (waar mogelijk) data en getuigen
- De klacht niet reeds binnen de afgelopen 12 maanden onder deze procedure is behandeld en opgelost
Een klacht die niet aan deze criteria voldoet, wordt niet in formeel onderzoek genomen. Het meldpunt informeert de klager over de redenen en adviseert waar mogelijk over alternatieve routes (bijv. informele oplossing, klachtenprocedure, of externe instanties).
Vertrouwelijkheid
Alle informatie die met het Onafhankelijk Meldpunt wordt gedeeld, wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Het meldpunt deelt informatie uitsluitend met degenen die het nodig hebben voor hun rol in de procedure: de onderzoeker, de beslisser, of (indien van toepassing) de politie. De klager wordt vooraf geïnformeerd over wie informatie over de klacht ontvangt en waarom. Er wordt geen informatie gedeeld met personen die niet rechtstreeks bij de procedure betrokken zijn.
Informatiedeling en recht op hoor en wederhoor
De aangeklaagde heeft het recht om op de hoogte te worden gebracht van de klacht en daarop te reageren (hoor en wederhoor). De volledige inhoud van de klacht wordt echter pas in de fase van formeel onderzoek met de aangeklaagde gedeeld: het meldpunt onthult de identiteit van de klager of de details van de klacht niet aan de aangeklaagde tijdens de intake- en triagefase, tenzij dit noodzakelijk is voor de veiligheid van betrokken personen. De klager wordt geïnformeerd over dit proces en de stappen daarin.
1.2 Onafhankelijk onderzoek
Wanneer het Onafhankelijk Meldpunt vaststelt dat een klacht een mogelijke schending van de Gedragscode betreft, wordt de zaak doorverwezen naar een onafhankelijk onderzoeker of onderzoekspanel. Deze onderzoeker moet onafhankelijk zijn van de betrokken partijen en van het management van ECM Nederland.
Onderzoeksvereisten
Elk intern onderzoek moet voldoen aan de volgende Nederlandse zorgvuldigheidsnormen:
- Hoor en wederhoor: de Verweerder moet worden gehoord en de gelegenheid krijgen om op de beschuldigingen te reageren
- Onpartijdigheid: de onderzoeker mag geen persoonlijk of professioneel belang hebben bij de uitkomst
- Proportionaliteit: het onderzoek moet in verhouding staan tot de aard en ernst van de klacht
- Privacybescherming: de privacy van alle partijen moet worden gerespecteerd conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
- Documentatie: het onderzoek moet behoorlijk worden gedocumenteerd, met bevindingen vastgelegd in een schriftelijk rapport
De Verweerder heeft het recht om bij elk gesprek vergezeld te worden door een vertrouwenspersoon. De onderzoeker dient het onderzoek binnen 28 dagen af te ronden en een schriftelijk rapport op te stellen.
Beoordeling en besluit
Het onderzoeksrapport wordt ingediend bij de Directeur van ECM Nederland, die op basis van de bevindingen van de onafhankelijke onderzoeker beslist over de passende sanctie. De Directeur voert het onderzoek niet uit en treedt niet op als zowel rechter als onderzoeker. Indien de Directeur persoonlijk betrokken is bij de klacht, gaat het rapport rechtstreeks naar de voorzitter van het Bestuur (of een ander aangewezen bestuurslid).
Ernst-niveaus
| Ernst | Voorbeelden | Besluit door |
|---|---|---|
| Lichte schending | Onrespectabel gedrag, niet naleven van afgesproken procedures | Directeur |
| Ernstige schending | Intimidatie, discriminatie, herhaalde lichte schendingen | Directeur, met schriftelijke waarschuwing en herzieningstermijn |
| Grof wangedrag | Zie onderstaande lijst | Bestuur (na schorsing door Directeur) |
Is de Directeur verweerder, dan schorst de voorzitter van het Bestuur.
Gedrag dat als grof wangedrag wordt beschouwd:
- Diefstal, fraude of verduistering
- Seksueel grensoverschrijdend gedrag of misbruik
- Geweld of dreigend gedrag
- Intimidatie of discriminerend gedrag
- Illegaal drugsgebruik of buitensporig alcoholgebruik
- Opzettelijke beschadiging of verwaarlozing van eigendom van de organisatie
- Mishandeling van of misbruik jegens kinderen of kwetsbare personen
Let op: veel vormen van grof wangedrag zijn tevens strafbare feiten. Wanneer een handeling mogelijk een strafbaar feit betreft, is eerst de bovenstaande sectie Strafbare feiten van toepassing.
1.3 Beroep bij het Bestuur
Indien de Verweerder van mening is dat de opgelegde sanctie oneerlijk is, heeft hij of zij het recht om in beroep te gaan bij het Bestuur. Het beroep moet schriftelijk worden ingediend binnen 28 dagen na ontvangst van de uitspraak.
Na ontvangst van het schriftelijk beroep stelt het Bestuur een Tuchtcommissie samen bestaande uit personen die onafhankelijk zijn van de managementstructuur van ECM Nederland. Het Bestuur wijst tevens een Advocaat aan die aanvaardbaar is voor de Verweerder. Een bestuurslid dat in eerste aanleg heeft beslist, neemt niet deel aan de samenstelling van de Tuchtcommissie.
De Tuchtcommissie dient bijeen te komen binnen 90 dagen na ontvangst van het beroep. De commissie kan besluiten dat:
- De vermeende schending bewezen is en de sancties worden gehandhaafd.
- De vermeende schending bewezen is maar een andere sanctie passender is.
- De vermeende schending niet bewezen is en de sanctie wordt opgeheven.
- Het betreffende gedrag feitelijk geen schending van de Gedragscode was.
Bij uitspraak 3 of 4 kan de Tuchtcommissie verzoeken om herziening van de Tuchtprocedures. De beslissing van de Tuchtcommissie is definitief en bindend voor alle partijen. Dit laat het recht van partijen onverlet om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter.
1.4 Uitvoering van sancties
Medewerkers zijn verplicht alle opgelegde sancties na te leven. Het niet naleven hiervan vormt een verdere schending van de Gedragscode, met als gevolg verdere tuchtprocedures. De Directeur houdt toezicht op de uitvoering van sancties. Tijdens een lopend beroep worden geen sancties uitgevoerd, behoudens schorsing.
1.5 Dossiervorming
Goede documentatie van alle klachten en procedures is essentieel voor zorgvuldigheid, verantwoording en de bescherming van alle betrokken partijen. Deze sectie beschrijft hoe dossiers worden aangelegd, onderhouden, bewaard en ingezien.
Wie houdt het dossier bij?
Het Onafhankelijk Meldpunt houdt het dossier bij vanaf het moment van intake. Wanneer de zaak wordt doorverwezen voor onafhankelijk onderzoek, legt de onderzoeker een apart onderzoeksdossier aan. Beide dossiers worden centraal en veilig opgeslagen door ECM Nederland. De Directeur is de bewaarder van alle afgeronde dossiers. Is de Directeur betrokken bij de zaak, dan is de voorzitter van het Bestuur (of een ander aangewezen bestuurslid) bewaarder van het dossier en houdt hij of zij toezicht op de sancties.
Inhoud van het dossier
Een dossier bevat:
- De oorspronkelijke klacht (schriftelijke verklaring)
- Verslagen van alle communicatie tussen het meldpunt, de onderzoeker en de partijen
- Het onderzoeksrapport en eventueel ondersteunend bewijs
- Het besluit en eventueel opgelegde sancties
- Beroepsstukken en de definitieve uitspraak, indien van toepassing
- Registratie van genomen beschermende maatregelen
Bewaartermijn
ECM Nederland hanteert per categorie gegevens een eigen bewaartermijn, gerekend vanaf de sluiting van de zaak:
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Schriftelijke waarschuwingen en berispingen (personeelsdossier) | 3 jaar |
| Klachtdossier | 7 jaar |
| Dossiers over strafbare feiten of misbruik van minderjarigen | 20 jaar |
| Ongegronde klachten, met de aantekening "ongegrond" | 2 jaar |
Na de bewaartermijn worden dossiers veilig vernietigd.
Toegang en privacy (AVG)
Toegang tot dossiers is beperkt tot personen die deze nodig hebben voor hun rol in de procedure: het Onafhankelijk Meldpunt, de onderzoeker, de beslisser (Directeur of Bestuur), en indien van toepassing het beroepspanel. Noch de klager noch de aangeklaagde heeft onbeperkte toegang tot het volledige dossier, maar elke partij heeft het recht om de delen van het dossier in te zien die betrekking hebben op hun eigen verklaringen, de bevindingen over hen, en het besluit. Dit is in overeenstemming met het recht op inzage op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, art. 15).
Ongegronde klachten
Wanneer een klacht na onderzoek ongegrond blijkt, wordt het dossier twee jaar bewaard. Het dossier vermeldt de bevinding dat de klacht ongegrond was. De aangeklaagde kan verzoeken dat een aantekening wordt toegevoegd dat de klacht niet is onderbouwd. Geen verwijzing naar een ongegronde klacht wordt opgenomen in de personeels- of lidmaatschapsgegevens van de aangeklaagde.
≡Routeoverzicht
| Situatie | Wie | Route |
|---|---|---|
| Strafbaar feit | Iedereen | Eerste route (Route A): aangifte door klager + beschermende maatregelen |
| Gedragscode-schending (niet-strafrechtelijk) | Interne medewerker | Eerste route (Route B): direct aanspreken → indien onopgelost → 1.1 Meldpunt → 1.2 Onderzoek |
| Uitzonderingsgevallen (kinderen, kwetsbaar, machtsverschil) | Interne medewerker | Direct naar 1.1 Meldpunt → 1.2 Onderzoek |
| Gedragscode-schending | Extern persoon | 1.1 Meldpunt → 1.2 Onderzoek → 1.3 Beroep |
| Grof wangedrag | Iedereen | 1.1 Meldpunt → 1.2 Onderzoek → Bestuur beslist |
| Klacht (geschil met organisatie) | Interne medewerker | Klachtenprocedure (Deel 2 hieronder) |
ASchema: Tuchtprocedure
Beschermende maatregelen zijn in elke fase mogelijk, voor zowel de klager als de aangeklaagde.
SBijlage: Beschikbare sancties
Opmerking: Medewerkers kunnen ook verplicht worden deel te nemen aan educatieve of counselingdiensten. Sancties kunnen afzonderlijk of in combinatie worden opgelegd. Alle schriftelijke waarschuwingen en berispingen worden gedateerd en na drie jaar uit personeelsdossiers verwijderd.
Deel 2: ECM Nederland Klachtenprocedure
Gebaseerd op Nederlands & internationaal recht en Bijbelse principes · Van toepassing op alle medewerkers van ECM Nederland
iInleiding
Geschillen en meningsverschillen binnen een organisatie dienen met integriteit, eerlijkheid en oprechte bereidheid tot oplossing te worden behandeld. Deze klachtenprocedure beschrijft hoe ECM Nederland omgaat met individuele klachten of collectieve geschillen tussen medewerkers en de organisatie. Als christelijke organisatie laat ECM Nederland zich daarbij leiden door de Bijbelse oproep tot rechtvaardige en vreedzame geschillenbeslechting (1 Korintiërs 6:1-5), naast de normen van het Nederlandse en internationale recht. De procedure geldt voor alle medewerkers van ECM Nederland en moet in alle gevallen van klacht of geschil worden gevolgd.
Let op: een klacht in deze procedure betreft een geschil tussen een medewerker en de organisatie (bijv. over beleid, werkomstandigheden of organisatiebesluiten). Klachten over het gedrag van een individuele medewerker vallen onder de bovenstaande Tuchtprocedure.
1Uitgangspunten
Elke medewerker van ECM Nederland heeft het recht, wanneer hij of zij de zaak ernstig genoeg acht, een klacht in te dienen door de zaak mondeling voor te leggen aan het Onafhankelijk Meldpunt of aan een collega in een coördinerende rol. Er dient eerst maximale inspanning te worden geleverd om tot een oplossing te komen via informele gesprekken. Het doel is om dergelijke problemen tijdig, consistent en billijk op te lossen, met zo min mogelijk betrokkenen.
Indien informele gesprekken het probleem niet oplossen, moet de zaak op formeel niveau worden behandeld. De betrokken medewerker heeft het recht om bij alle volgende bijeenkomsten een vertrouwenspersoon of een specialist met relevante expertise mee te nemen.
Niets in deze procedure mag worden uitgelegd als aantasting van de wettelijke rechten van enige medewerker op grond van het Nederlandse of het toepasselijke lokale recht.
2Beperkingen
Deze procedure is niet van toepassing op klachten over:
- Beleid of praktijken die rechtstreeks voortvloeien uit overeenkomsten met overheden of andere relevante beroepsorganisaties.
- Uitkomsten van de Tucht- en Beroepsprocedure.
- Zaken die in de afgelopen 12 maanden als klacht zijn ingediend en onder deze procedure zijn opgelost.
- Zaken die effectiever via reguliere kanalen kunnen worden behandeld.
3Formele procedure
Indien het onmogelijk blijkt de klacht via informele gesprekken op te lossen, dient de betrokken medewerker een heldere en gedetailleerde beschrijving per formulier of brief in te dienen bij de Directeur.
Tenzij de Directeur zelf het onderwerp van de klacht is, wijst hij of zij twee niet-betrokken onafhankelijke personen aan om de klacht binnen 28 dagen te horen en te beantwoorden. Een schriftelijk verslag wordt onmiddellijk aan de Directeur gestuurd.
Indien dit de zaak niet oplost, of indien de Directeur onderwerp van de klacht is, worden de stukken doorgestuurd naar het Bestuur, dat een Hoorzittingscommissie aanwijst om de zaak binnen 30 dagen te behandelen.
De beslissing van de Hoorzittingscommissie is bindend voor alle partijen, met dien verstande dat bij een collectief geschil over het vastgestelde beleid van ECM Nederland, de zaak kan worden doorverwezen naar een onafhankelijke derde partij voor arbitrage. Dit laat het recht van partijen onverlet om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter.
BSchema: Klachtenprocedure
Bijlage
GGedragscode voor leidinggevenden (SEM)
ECM Nederland is aangesloten bij SEM (Stichting Evangelisch Meldpunt). Als deelnemer aanvaardt ECM Nederland de Gedragscode voor leidinggevenden van SEM als norm waarop leidinggevenden binnen de organisatie aanspreekbaar zijn. Onder 'leidinggevende' wordt in de gedragscode ook verstaan: bestuurder, directeur, jeugdleider, pastoraal medewerker of voorganger. De gedragscode vormt een geheel met de SEM-klachtenregeling en de bijbehorende toelichting.
Hieronder staat een samenvatting van de hoofdlijnen. De volledige en geldende tekst (versie april 2026) is te vinden via de website van SEM.
1. Algemeen
De leidinggevende leeft als discipel van Jezus Christus en is aanspreekbaar op de Bijbel. Betrouwbaarheid en integriteit kenmerken hem in al zijn relaties, en hij behandelt alle mensen met gelijk respect en gelijke zorg.
2. Relaties binnen de kerk, gemeente of organisatie
- Zorgvuldig onderscheid tussen functionele en privérelaties; grenzen aangeven, bewaren en bewaken.
- Bewust van de machtsongelijkheid van zijn positie; geen misbruik van afhankelijkheid of kwetsbaarheid.
- Iedere vorm van seksuele toenadering of intimiteit tot iemand die aan zijn leiding of zorg is toevertrouwd, is ernstig grensoverschrijdend gedrag, ook als de ander instemt of het initiatief neemt.
- Geen omkoping of persoonlijke erfenissen vanuit zijn positie; terughoudend met het aannemen en aanbieden van giften en geschenken.
- Waken voor machtsmisbruik, belangenverstrengeling en manipulatie.
- Vertrouwelijke informatie geldt als ambtsgeheim, tenzij de wet een meldplicht voorschrijft.
- Bij conflicten vrede nastreven, met hoor en wederhoor en zo nodig bemiddeling door onafhankelijke partijen.
3. Samenwerking
Respect voor de bijdrage van anderen; gegevens over derden alleen delen voor zover relevant; zwijgplicht, tenzij misstanden spreken rechtvaardigen.
4. Verhouding tot de kerk, gemeente of organisatie
De leidinggevende aanvaardt de regels en afspraken van de organisatie, volgt bij kritiek de interne procedures (tenzij misstanden openbaarmaking of aangifte vereisen) en blijft na beëindiging van zijn functie zorgvuldig met vertrouwelijke gegevens omgaan. Bij een klacht bij de klachtencommissie van SEM overleggen leidinggevende en bevoegd gezag of hij hangende het onderzoek kan blijven functioneren.
5. Gedrag naar collega's en medeleidinggevenden
Collegiaal opstellen, open staan voor intervisie, feedback en correctie, geen publieke kritiek op collega's, verantwoordelijkheid nemen volgens Matteüs 18:15-22 en ruimte geven aan een opvolger.
Volledige gedragscode via SEMECM Nederland · Als het niet veilig voelt: melden en klachten · Versie 2026.2
ECM Nederland · Reporting and complaints
When something doesn't feel safe
Procedures for complaints and possible criminal offences · Based on Dutch & international law and Biblical principles · Applicable to all Members of ECM Nederland · Version 2026.2
Please contact the Reporting and Advice Centre (Meld- en Adviespunt) of SEM (Stichting Evangelisch Meldpunt), with which ECM Nederland is affiliated. Its website also lists the telephone numbers of the regional confidential advisers. The SEM website is in Dutch.
Go to the SEM Reporting and Advice Centre
Part 1: Disciplinary Procedure
iIntroduction
Every organisation has the responsibility to promote good conduct among the people who work from and on behalf of it, and to address the consequences of misconduct. When someone raises a complaint, that complaint must be taken seriously. The complainant has the right to be heard, to be treated with respect, and to be protected against retaliation. The organisation owes it to every complainant to investigate thoroughly and to act where necessary.
At the same time, every organisation has the duty to guarantee fair treatment of its members. A person who is accused of misconduct has the right to know what the accusation entails. That person has the right to present their side of the story, to be presumed innocent until the facts have been established, and to be treated with dignity throughout the process. No measure may be taken without due care and proportionality.
These two interests: the protection of the complainant and the protection of the respondent: are both served by a procedure that is transparent, independent and proportionate.
This procedure sets out how breaches of ECM Nederland's code of conduct are to be dealt with. The procedure is grounded in Dutch law and international standards of fairness and due process. As a Christian organisation, ECM Nederland also draws on the Biblical principles of Matthew 18, which call for direct, honest and restorative engagement with one's fellow human beings. In all proceedings, particular care is given to children and vulnerable persons.
Members of ECM Nederland will at all times and in all places seek to conduct themselves with integrity and respect for their fellow human beings, adhering to the principles, practices and values of the organisation and pursuing its purpose, vision and strategy.
The term 'member of ECM Nederland' refers to any person who works for and on behalf of ECM Nederland, has been sent out by the organisation, or carries out work under its banner. This includes missionaries, staff, volunteers and board members. Most missionaries associated with ECM Nederland operate as self-employed individuals (ZZP-ers) under Dutch law. This means there is no formal employer-employee relationship and no hierarchical supervisory authority. The procedures in this document take this into account: complaints are handled through independent channels, not through a management hierarchy.
Who can file a complaint?
This procedure distinguishes between two types of complaints:
- Internal complaints: a Member of ECM Nederland raises a concern about the conduct of another Member (staff-to-staff).
- External complaints: a person outside ECM Nederland (e.g. a church member, partner, beneficiary, or member of the public) files a complaint about the conduct of a Member.
Both types follow the same procedural standards, but external complainants enter the process directly at the formal stage (Section 1) through the Independent Contact Point, since they cannot be expected to resolve matters informally within the organisation.
!Criminal Offences
Important: When conduct constitutes or may constitute a criminal offence, the normal disciplinary procedure does not apply as the primary route. Criminal offences must be reported to the police.
Filing a police report
A person who believes they are the victim of a criminal offence is expected to file a police report (aangifte) themselves. ECM Nederland has no legal standing (juridische status) to file a report on someone else's behalf, and has no investigative authority (opsporingsbevoegdheid). ECM Nederland does not conduct criminal investigations.
In cases of theft, fraud, embezzlement or other criminal offences that directly affect the organisation, ECM Nederland will always file a police report (aangifte) itself, in addition to any report filed by the victim. ECM Nederland has a responsibility to protect its community and its resources, and will not leave the reporting of such offences solely to the individual victim.
Under Dutch law (Art. 161 of the Code of Criminal Procedure), every person has the right to report a criminal offence. For certain serious crimes: including but not limited to murder, manslaughter, rape, human trafficking, and abuse of minors: there is a civic duty to report (Art. 160 Sv). ECM Nederland will assist any complainant in understanding and exercising these rights.
Internal measures alongside criminal proceedings
A criminal investigation does not prevent ECM Nederland from taking immediate protective measures to safeguard the community. These measures are described in the Protective Measures section below and apply to both the complainant and the respondent. Once criminal proceedings have concluded, the formal disciplinary procedure (Section 1) may be initiated for any remaining Code of Conduct matters.
Examples of criminal offences
- Sexual abuse or assault
- Physical violence
- Theft, fraud or embezzlement
- Threats or intimidation
- Abuse or neglect of children or vulnerable persons
- Human trafficking
When in doubt about whether a matter constitutes a criminal offence, the Independent Contact Point (see Section 1) can advise and help determine the appropriate route.
MProtective Measures
Whenever a complaint or report is received: whether it concerns a possible criminal offence, a breach of the Code of Conduct, or any other situation that may affect the safety or wellbeing of persons within ECM Nederland: the organisation may take immediate protective measures. These measures apply to both the complainant and the respondent.
Nature of protective measures
Protective measures are exclusively about demarcation and containment (afbakening): they serve to create safe distance between the parties, to prevent escalation, and to protect the integrity of any subsequent investigation. They are not punitive and do not constitute a finding of guilt or fault on either side. Examples include:
- Temporary separation of the parties in their work or ministry context (e.g. different locations, different teams, different schedules)
- Restriction of contact between the parties
- Temporary suspension of the respondent from duties, pending assessment
- Restriction of the respondent's access to vulnerable persons, particularly children
- Providing the complainant with a trusted contact person for support
- Notification of the Board of Trustees when the situation requires governance-level awareness
Who decides?
The decision to impose protective measures is taken by the Office Director of ECM Nederland, in consultation with the Board of Trustees where appropriate. The Independent Contact Point (see Section 1) may advise on the need for protective measures but does not itself decide or impose them. When the Office Director is personally involved in the complaint, the Chair of the Board of Trustees (or another designated trustee) decides directly.
Scope and duration
Protective measures remain in force until the matter has been resolved, investigated, or otherwise concluded. They are reviewed regularly and adjusted or lifted when circumstances change. Both the complainant and the respondent will be informed of the measures that apply to them and the reasons for those measures, in so far as this does not compromise the safety of either party or the integrity of any investigation.
Dependence on the complainant's choices
Whether ECM Nederland takes further action beyond protective measures depends on the choices of the complainant. A complainant may choose to file a police report (in the case of a possible criminal offence), to address the person directly (see First Route below), or to file a formal complaint through the Independent Contact Point. ECM Nederland respects these choices. However, when the safety of children, vulnerable persons, or the wider community is at stake, ECM Nederland may be obliged to act regardless of the complainant's preference, in accordance with its duty of care and Dutch law.
VCertificate of Good Conduct (VOG)
ECM Nederland requires a valid Certificate of Good Conduct (Verklaring Omtrent het Gedrag, VOG) from all persons who work for and on behalf of the organisation: missionaries, staff, volunteers, board members, and any other person involved in the activities of ECM Nederland. A valid VOG is a precondition for starting or continuing work within the organisation.
Renewal for work with minors
Members who work with minors (persons under 18 years of age) are required to renew their VOG every two years. ECM Nederland maintains a register of VOG expiry dates and notifies the member in good time when renewal is due. It is the member's own responsibility to apply for and obtain a new VOG before the current one expires.
Expired VOG
When a VOG has expired, the member must provide a new, valid VOG within three months of the expiry date. During that period, the member is under a temporary agreement not to carry out any activities with minors until the new VOG has been provided.
Important: When Justis (the Screening Authority) refuses to issue a VOG, this constitutes grounds for dismissal or expulsion as a missionary or member of ECM Nederland. A valid VOG is an absolute requirement for working for or on behalf of the organisation.
This applies regardless of the reason for the refusal of the VOG. ECM Nederland does not conduct its own assessment of the underlying circumstances: the decision of Justis is decisive. The member may use the objection and appeal procedures available under Dutch administrative law to challenge the decision of Justis, but may not work for or represent ECM Nederland while the refusal stands.
RFirst Route: Self-action by the Complainant
Before a complaint enters the formal procedure of ECM Nederland, the complainant is expected to take action themselves. Which action depends on the nature of the situation:
Path A: File a police report (criminal offences)
When the conduct may constitute a criminal offence, the complainant is expected to file a police report (aangifte) themselves (see the Criminal Offences section above). ECM Nederland will assist and advise, but the initiative for a criminal report lies with the victim. In cases of theft, fraud, embezzlement or other offences that directly affect the organisation, ECM Nederland will also file a report itself.
Path B: Address the person directly (non-criminal matters)
When the matter is clearly not a criminal offence, the complainant is encouraged to address the person concerned directly. This follows the Biblical principle of direct engagement (Matthew 18:15) and the general Dutch standard of reasonableness and good faith between parties (redelijkheid en billijkheid). The complainant may do this alone or accompanied by a trusted person as witness (Matthew 18:16).
If the direct approach resolves the matter, no further action is required. If it does not, the complainant proceeds to the formal procedure through the Independent Contact Point (Section 1 below).
The direct approach (Path B) is not appropriate and should be skipped when:
- The complaint involves children or minors
- The complaint involves vulnerable persons who cannot reasonably be expected to confront the respondent
- There is a significant power or age imbalance between the complainant and the respondent (e.g. a junior colleague confronting a senior leader, or a volunteer confronting a staff member)
- The complainant fears retaliation or further harm
This first route applies to internal complaints (Member to Member). External complainants (persons outside ECM Nederland) always enter the process directly at the formal stage through the Independent Contact Point.
1Independence & Formal Procedure
1.1 Independent Contact Point
ECM Nederland appoints an Independent Contact Point for the reception and initial assessment of all formal complaints. This contact point is external to and independent from the management structure of ECM Nederland: it is neither the Office Director nor a member of the Board of Trustees. The contact point may be an external trusted person (externe vertrouwenspersoon), a designated complaints coordinator, or a recognised external complaints service.
ECM Nederland is affiliated with SEM (Stichting Evangelisch Meldpunt, the Evangelical Reporting Centre). The SEM Reporting and Advice Centre acts as the Independent Contact Point for ECM Nederland. A complaint or report can be submitted directly to an SEM confidential adviser. You can also contact SEM with questions or for a confidential conversation beforehand.
Why independent?
Because most members of ECM Nederland are self-employed (ZZP-ers), there is no formal supervisory hierarchy that can serve as a neutral first point of contact. Furthermore, the person receiving complaints must not also be the person who judges them. Dutch due process standards (zorgvuldigheidseisen) require separation of roles: the investigator, the assessor, and the decision-maker should not be the same person. An independent point of contact ensures this separation and gives both internal and external complainants confidence in the impartiality of the process.
Tasks of the Independent Contact Point
- Receive complaints from both internal members and external persons
- Make an initial assessment: is the matter a potential criminal offence (refer to police), a code of conduct breach (refer to independent investigation), or a grievance (refer to grievance procedure)?
- Advise the complainant on their options and rights, including the right to file a police report
- Record the complaint in writing
- Refer the matter to the appropriate route based on severity and type
The Independent Contact Point does not investigate complaints itself, nor does it impose sanctions. Its role is intake, triage, and referral.
Admissibility criteria
The Independent Contact Point assesses whether a complaint is admissible (ontvankelijk) before referring it for investigation. A complaint is admissible when:
- The complaint concerns conduct that falls within the scope of ECM Nederland's code of conduct
- The complaint is directed at a person who qualifies as a member of ECM Nederland (as defined above)
- The complaint is sufficiently specific: it describes concrete conduct, circumstances, and (where possible) dates and witnesses
- The complaint has not already been dealt with and resolved under this procedure within the past 12 months
A complaint that does not meet these criteria is not taken into formal investigation. The contact point informs the complainant of the reasons and, where possible, advises on alternative routes (e.g. informal resolution, grievance procedure, or external authorities).
Confidentiality
All information shared with the Independent Contact Point is treated as strictly confidential. The contact point shares information only with those who need it to fulfil their role in the procedure: the investigator, the decision-maker, or (where applicable) the police. The complainant is informed in advance about who will receive information about the complaint and why. No information is shared with persons not directly involved in the procedure.
Information sharing and right to be heard
The respondent has the right to be informed of the complaint and to respond to it (hoor en wederhoor). However, the full content of the complaint is shared with the respondent only at the stage of formal investigation: the contact point does not disclose the identity of the complainant or the details of the complaint to the respondent during the intake and triage phase, unless this is necessary for the safety of persons involved. The complainant is informed about this process and its stages.
1.2 Independent Investigation
When the Independent Contact Point determines that a complaint involves a possible breach of the Code of Conduct, the matter is referred to an independent investigator or investigation panel. This investigator must be independent of the parties involved and of the management of ECM Nederland.
Investigation requirements
Any internal investigation must comply with the following Dutch due process standards:
- Hearing both sides (hoor en wederhoor): the Respondent must be heard and given the opportunity to respond to the allegations
- Impartiality (onpartijdigheid): the investigator must have no personal or professional interest in the outcome
- Proportionality (proportionaliteit): the investigation must be proportionate to the nature and severity of the complaint
- Privacy protection: the privacy of all parties must be respected in accordance with the General Data Protection Regulation (AVG/GDPR)
- Documentation: the investigation must be properly documented, with findings recorded in a written report
The Respondent has the right to be accompanied by a trusted person during any interview. The investigator should aim to complete the investigation and produce a written report within 28 days.
Assessment and decision
The investigation report is submitted to the Office Director of ECM NL, who decides on the appropriate sanction based on the independent investigator's findings. The Office Director does not conduct the investigation and does not serve as both judge and investigator. If the Office Director is personally involved in the complaint, the report goes directly to the Chair of the Board of Trustees (or another designated trustee).
Severity levels
| Severity | Examples | Decision by |
|---|---|---|
| Minor breach | Disrespectful conduct, failure to follow agreed procedures | Office Director |
| Serious breach | Harassment, discrimination, repeated minor breaches | Office Director, with written warning and review deadline |
| Gross misconduct | See list below | Board of Trustees (after suspension by Office Director) |
If the Office Director is the respondent, the Chair of the Board of Trustees imposes the suspension.
Behaviour deemed to constitute Gross Misconduct:
- Theft, fraud or embezzlement
- Sexual misconduct or abuse
- Violence or threatening behaviour
- Harassment or discriminatory conduct
- Illegal use of drugs or excessive use of alcohol
- Wilful damage or neglect to organisational property
- Abuse of children or vulnerable persons
Note: many acts of gross misconduct are also criminal offences. When an act may constitute a criminal offence, the Criminal Offences section above applies first.
1.3 Appeal to the Board of Trustees
If the Respondent believes that the sanction imposed is unfair, he or she has the right to appeal to the Board of Trustees. The appeal must be made in writing within 28 days of receiving the ruling.
On receipt of the written appeal, the Board of Trustees will set up a Disciplinary Hearing Panel of individuals who are independent of the ECM Nederland management structure. The Board will also appoint an Advocate acceptable to the Respondent. A trustee who took the decision at first instance does not take part in setting up the Hearing Panel.
The Hearing Panel should meet within 90 days after receipt of the written appeal. The Panel may rule that:
- The alleged breach is substantiated and the sanctions upheld.
- The alleged breach is substantiated but a different sanction is more appropriate.
- The alleged breach is unproved and the proposed sanction lifted.
- The behaviour concerned was not in fact a breach of the Code of Conduct.
In the event of ruling 3 or 4, the Hearing Panel may request that the Disciplinary Procedures are reviewed. The decision of the Hearing Panel is final and binding on all parties. This does not affect the right of the parties to submit the dispute to the competent court.
1.4 Implementation of Sanctions
Members are required to comply with all sanctions imposed. Failure to do so represents a further breach of the Code of Conduct, with the consequence of further disciplinary proceedings. The Office Director will monitor the implementation of sanctions. No sanctions will be implemented, other than suspension from duty, while an Appeal is pending.
1.5 Case File Management
Proper documentation of all complaints and proceedings is essential for due process, accountability, and the protection of all parties involved. This section describes how case files are created, maintained, stored, and accessed.
Who maintains the case file?
The Independent Contact Point maintains the case file from the moment of intake. When the matter is referred for independent investigation, the investigator creates a separate investigation file. Both files are stored centrally and securely by ECM Nederland. The Office Director is the custodian of all completed case files. If the Office Director is involved in the case, the Chair of the Board of Trustees (or another designated trustee) is the custodian of the case file and monitors the implementation of sanctions.
Contents of the case file
A case file contains:
- The original complaint (written statement)
- Records of all communications between the contact point, the investigator, and the parties
- The investigation report and any supporting evidence
- The decision and any sanctions imposed
- Appeal records and the final ruling, if applicable
- Records of protective measures taken
Retention period
ECM Nederland applies a separate retention period for each category of data, counted from the closure of the case:
| Category | Retention period |
|---|---|
| Written warnings and reprimands (personnel record) | 3 years |
| Complaint case file | 7 years |
| Files relating to criminal offences or abuse of minors | 20 years |
| Unfounded complaints, marked "unfounded" | 2 years |
After the retention period, files are securely destroyed.
Access and privacy (AVG/GDPR)
Access to case files is restricted to persons who need it for their role in the procedure: the Independent Contact Point, the investigator, the decision-maker (Office Director or Board of Trustees), and, where applicable, the appeal panel. Neither the complainant nor the respondent has unrestricted access to the full file, but each party has the right to inspect the parts of the file that relate to their own statements, the findings concerning them, and the decision. This is in accordance with the right of access under the General Data Protection Regulation (AVG/GDPR, Art. 15).
Unfounded complaints
When a complaint is found to be unfounded after investigation, the case file is retained for two years. The file records the finding that the complaint was unfounded. The respondent may request that a note be added to the file stating that the complaint was not substantiated. No reference to an unfounded complaint is included in the respondent's personnel or membership records.
≡Route Overview
| Situation | Who | Route |
|---|---|---|
| Criminal offence | Anyone | First Route (Path A): police report by complainant + protective measures |
| Code of Conduct breach (non-criminal) | Internal Member | First Route (Path B): address directly → if unresolved → 1.1 Contact Point → 1.2 Investigation |
| Exception cases (children, vulnerable, power imbalance) | Internal Member | Directly to 1.1 Contact Point → 1.2 Investigation |
| Code of Conduct breach | External person | 1.1 Contact Point → 1.2 Investigation → 1.3 Appeal |
| Gross misconduct | Anyone | 1.1 Contact Point → 1.2 Investigation → Board of Trustees decides |
| Grievance (dispute with organisation) | Internal Member | Grievance Procedure (Part 2 below) |
ADiagram: Disciplinary Procedure
Protective measures are possible at every stage, for both the complainant and the respondent.
SAppendix: Sanctions Available
Note: Members may also be required to participate in educational or counselling services. Sanctions may be imposed alone or in combination. All written warnings and reprimands will be dated and removed from personnel records after three years.
Part 2: ECM Nederland Grievance Procedure
Based on Dutch & international law and Biblical principles · Applicable to all Members of ECM Nederland
iIntroduction
Disputes and disagreements within any organisation should be handled with integrity, fairness and a genuine desire for resolution. This Grievance Procedure sets out how ECM Nederland will handle individual grievances or collective disputes between Members and the organisation. As a Christian organisation, ECM Nederland is guided by the Biblical call to seek just and peaceful resolution of conflicts (1 Corinthians 6:1-5), alongside the standards of Dutch and international law. The procedure applies to all Members of ECM Nederland and must be followed in all cases of grievance or dispute.
Note: a grievance is a dispute between a Member and the organisation (e.g. about policies, working conditions, or organisational decisions). Complaints about the conduct of an individual Member are handled through the Disciplinary Procedure above.
1Principles
Any Member of ECM Nederland has the right, where he or she feels the matter is serious enough, to declare a grievance by stating the case verbally to the Independent Contact Point or to a colleague in a coordinating role. Every effort should be made to seek resolution through informal discussions first. The objective must be to resolve all such problems in a timely, consistent and equitable manner while keeping the scope of the matter as small as possible.
If informal discussions are not solving the problem, the matter must be treated at a formal level, and the aggrieved Member has the right to bring to any subsequent meetings a trusted person or an individual with specialist knowledge relevant to the situation.
Nothing in this Procedure may be construed as detracting from or impinging on any Member's statutory rights under Dutch or applicable local law.
2Limitations
This procedure will not be applicable to complaints regarding:
- Any policy or practice imposed directly as a result of agreements with governments or other relevant professional body.
- Any outcome of the Disciplinary and Appeals Procedure.
- Any matter which has been raised as a grievance and resolved under this procedure during the past 12 months.
- Any matter which could be more effectively dealt with through routine channels.
3Formal Procedure
If it proves impossible to resolve the grievance through informal discussions, the aggrieved Member should submit a clear and detailed description by form or letter to the Office Director.
Unless the Office Director is himself or herself the object of the grievance, he or she will appoint two independent persons who are not involved, to hear and respond to the grievance within 28 days. A written report will be sent immediately to the Office Director.
If this does not resolve the matter, or if the Office Director is the object of the grievance, the papers will be passed to the Board of Trustees who will appoint a Hearing Panel to hear the matter within 30 days.
The decision of the Hearing Panel will be binding on all parties except that, in the event of a collective dispute on a matter relating to the stated policies of ECM Nederland, the matter may be referred to an independent 3rd Party for arbitration. This does not affect the right of the parties to submit the dispute to the competent court.
BDiagram: Grievance Procedure
Appendix
GCode of Conduct for Leaders (SEM)
ECM Nederland is affiliated with SEM (Stichting Evangelisch Meldpunt). As a participant, ECM Nederland accepts the SEM Code of Conduct for Leaders as the standard to which leaders within the organisation are held accountable. In the code, 'leader' also includes board member, director, youth leader, pastoral worker or minister. The code forms one whole with the SEM complaints regulations and their explanatory notes.
Below is a summary of the main points. This English summary is unofficial: the complete and binding text (version April 2026) is the Dutch original, available via the SEM website.
1. General
The leader lives as a disciple of Jesus Christ and is accountable to the Bible. Reliability and integrity characterise all of his relationships, and he treats all people with equal respect and equal care.
2. Relationships within the church, congregation or organisation
- Careful distinction between functional and private relationships; setting, keeping and guarding boundaries.
- Aware of the power imbalance inherent in his position; no abuse of dependence or vulnerability.
- Any form of sexual approach or intimacy towards someone entrusted to his leadership or care is serious boundary-crossing behaviour, even if the other person consents or takes the initiative.
- No bribery or personal inheritances arising from his position; restraint in accepting and offering gifts.
- Guarding against abuse of position, conflicts of interest and manipulation.
- Confidential information is treated as professional secrecy, unless the law requires reporting.
- In conflicts, pursuing peace, hearing both sides and, where needed, mediation by independent parties.
3. Cooperation
Respect for the contribution of others; sharing information about third parties only where relevant; duty of confidentiality, unless serious wrongdoing justifies speaking out.
4. Relationship with the church, congregation or organisation
The leader accepts the rules and agreements of the organisation, follows internal procedures when he has criticism (unless serious wrongdoing requires disclosure or a police report) and continues to handle confidential information with care after his role ends. When a complaint is filed with the SEM Complaints Committee, the leader and the competent authority consult on whether he can continue to function during the investigation.
5. Conduct towards colleagues and fellow leaders
Acting collegially, being open to peer review, feedback and correction, refraining from public criticism of colleagues, taking responsibility in line with Matthew 18:15-22, and giving a successor room to serve.
Full code of conduct via SEM (Dutch)ECM Nederland · When something doesn't feel safe: reporting and complaints · Version 2026.2
